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Comment préparer le lancement du Challenge Environnemental Energic ?

Comment préparer le lancement du Challenge Environnemental Energic ?

Apolline COASNE - Nakoum

Article publié le July 29, 2020

Apolline COASNE

Nakoum

Bonjour 👋 Moi, c’est Apolline, alias Nakoum. Je suis l’une des animatrices du Challenge Environnemental Energic. Dans 3 jours, je m’apprête à lancer notre challenge dans une nouvelle entreprise ! 😁 Je suis toute excitée car le lancement est un moment clé dans la vie du Challenge Environnemental. C’est le top départ des inscriptions, le moment où tous les collaborateur·trice·s sont invités à télécharger l’application Energic (Tribu). Depuis 4 semaines, je suis en lien avec l’équipe projet, mon relai privilégié sur le terrain. Nous avons tout mis en œuvre pour atteindre notre objectif : embarquer dans le Challenge Environnemental 300 collaborateur·trices réparti.es sur 27 sites en France.

Je vous propose de vivre, dans cet article, les coulisses de la préparation d’un lancement. Je vais vous expliquer comment j’accompagne nos clients ainsi que notre méthodologie en 4 étapes pour un lancement du Challenge Environnemental mémorable et impactant ! Comment constituer les équipes dans le challenge ? Comment identifier les ambassadeurs en interne ? Comment communiquer sur le challenge ? Pour connaître les clés d’un lancement réussi, suivez la guide ! 🤠

ÉTAPE 1 : La première prise de contact

https://res.cloudinary.com/dghwrmp5n/image/upload/v1595261857/Lancement_Challenge_Environnemental_Energic5-min_ft1fkc.jpg La première étape de la préparation d’un lancement est la prise de contact entre le porteur de projet et l’Animatrice du challenge. En général, le porteur de projet fait partie du département RSE de l’entreprise ou bien du département Innovation. Chez Energic, nous appelons le porteur de projet le “Pionnier”, un clin d’oeil à notre univers 😉.

Pour cette première prise de contact, j’envoie un mail pour :

  • M’introduire en tant qu'Animatrice du Challenge Environnemental 👋 Jusque là, le Pionnier était en contact avec l’un des commerciaux d’Energic. À partir de la signature du contrat, un lien privilégié est établi entre le Pionnier et l’Animatrice Energic dédiée. Et c’est bien normal puisque nous allons collaborer ensemble durant toute la durée du challenge 🤝
  • Transmettre les éléments de la Boîte à outils. Elle contient tous les éléments utiles pour la mise en place du challenge. Je vous en dit plus dans la seconde partie, c’est promis 😉
  • Fixer un rendez-vous téléphonique ☎️ Le rendez-vous téléphonique avec le Pionnier se passe bien en amont du début du challenge (environ un mois avant le lancement). À cette occasion, nous parcourons ensemble les différents éléments de la Boîte à outils et je réponds à ses premières interrogations ou demandes.

ÉTAPE 2 : Découverte de la Boîte à outils

La Boîte à outils réunit tous les documents utiles au cours du Challenge Environnemental Energic. Elle se décompose en 4 grandes catégories :

1 - Découverte de l’application et de l’animation

Dans ce dossier le Pionnier va pouvoir découvrir dans le détail, l’ensemble du programme d’animation. Ce document lui donne une vision globale sur le découpage saisonnier du challenge, les thématiques abordées ainsi que les missions qui vont être proposées aux joueurs. On y retrouve également une présentation d’Energic, des vidéos tutos et une FAQ (Foire Aux Questions). Ces documents sont très utiles pour présenter Energic à ses collègues et répondre à toutes les questions sur le Challenge Environnemental.

2 - Communication

Ce dossier comporte tous les éléments essentiels à la communication interne. On y retrouve la charte graphique d’Energic (logo, police, éléments graphiques, etc) utile pour créer en toute autonomie des supports de communication personnalisés (mug, affiche, kakémono…). Mais aussi l’ensemble des supports de communication personnalisables à savoir : les affiches et les encarts newsletter. Le tout en prenant soin de minimiser l’impact sur l’environnement #CommunicationResponsable

3- Guide de Tribu

Les documents de cette dernière catégorie sont à destination des ambassadeur.rices du challenge que nous appelons les Guides de Tribu. Ils ont à leur disposition un document découverte du Carnet de bord (l’outil de suivi et d’analyse du challenge), une fiche mémo qui récapitule leur mission et des outils de communication pour embarquer leur tribu.

🤠 Qui sont les Guides de Tribu ?

En amont du challenge, le Pionnier a pour mission d’identifier un Guide pour chaque tribu. En général, ce sont des personnes de nature communicante qui possèdent déjà une sensibilité environnementale. Les Guides de Tribu sont moteurs et jouent un rôle essentiel pour impulser une dynamique dès le début du challenge. Il arrive parfois que le Pionnier ne trouve pas d’emblée tou·te·s ses Guides de tribu. Nous prévoyons alors de faire un appel aux Guides de Tribus via une campagne de mails. Bien évidemment, les Guides de Tribus peuvent changer au cours de l’année, tout se doit d’être sur la base du volontariat. C’est aussi ça l’esprit Energic 😉

4 - Lancement du Challenge Environnemental

Déroulement du lancement du challenge

Dans cette catégorie on retrouve les éléments essentiels à la réussite du lancement :

1- Le fichier de paramétrage

Ce document permet au Pionnier de constituer les tribus du Challenge Environnemental. Je vais le conseiller en fonction des spécificités de son site afin d’avoir des tribus de taille homogène. Une tribu peut correspondre à un service, un étage, un bâtiment ou un regroupement de plusieurs sites.

Par exemple : Dans le lancement que je prépare, 27 sites répartis dans toute la France vont participer au Challenge Environnemental. Nous avons décidé, avec le Pionnier, de regrouper ces sites par zone géographique pour constituer 10 tribus homogènes.

2- Le plan de lancement :

Ce document est un rétroplanning détaillé de toutes les actions à mettre en place avant le lancement. Grâce à lui, le Pionnier peut suivre pas à pas l’avancement du projet.

3- Le catalogue des missions :

Dans ce catalogue on retrouve l’ensemble des missions collectives proposées par Energic avec les instructions pour leur bonne mise en place et leur niveau de difficulté. Pour marquer le lancement le Pionnier et les Guides de Tribus choisissent une mission spéciale pour embarquer l’ensemble de leurs collègues 🙂 Cette mission doit être particulièrement visible en interne !

4- Les outils de communication :

Ici on va retrouver tous les outils clés en main pour promouvoir le lancement du challenge à savoir : les affiches de teasing, l’affiche de lancement, le mail d’appel aux Guides de Tribu, le mail de lancement des inscriptions, le mail d’annonce de la 1ère mission collective ainsi que des visuels pour vos supports de communications interne. Nous avons pensé à tout, il ne vous reste plus qu’à insérer votre logo et le tour est joué ! Simple, rapide, efficace 😉

ÉTAPE 3 : La réunion de lancement

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Une fois que le Pionnier a identifié tous les Guides de Tribu, une réunion de lancement est organisée en interne. Nous préconisons que cette réunion se passe 3 semaines avant le début du challenge.

La réunion de lancement se déroule dans les locaux de l’entreprise ou à distance. Elle réunit toutes les parties prenantes du projet Energic : le Pionnier, les Guides de Tribu, une personne de la Communication interne et les représentants d’Energic.

Cette réunion est l’occasion de (re)présenter le Challenge Environnemental à tous·tes et de faire connaissance. Nous avons à cœur chez Energic de créer un lien fort avec chacun de nos interlocuteurs. Évidemment, cette réunion sert à mettre en confiance les Guides de Tribu et à répondre à toutes leurs interrogations : Comment se déroule le challenge ? Combien de temps est-ce que ça dure ? Comment fonctionne l’application ? Qu’est-ce qu’une mission ? Finalement, cette réunion est aussi l'occasion de choisir ensemble la première mission collective, celle qui lancera officiellement le challenge entre les tribus !

ÉTAPE 4 : L’annonce du Challenge Environnemental Energic (le teasing) 🎬

https://res.cloudinary.com/dghwrmp5n/image/upload/v1595261858/Lancement_Challenge_Environnemental_Energic8-min_amz178.jpg

Pour éveiller la curiosité des participants à une semaine du lancement, des indices sur le Challenge Environnemental sont positionnés sur les lieux de passage et dans la newsletter interne. Pas de panique les affiches de “teasing” et les encarts newsletter avec votre logo sont mis à disposition dans la Boîte à outils.

Ça y est, le challenge commence ! Je suis derrière mon écran, un peu frustrée de ne pas ressentir l’émulation sur le terrain mais j’attends avec impatience les premières inscriptions sur l’application ! J’ai hâte de faire connaissance avec les joueur·se·s et de découvrir l’esprit de cette nouvelle communauté.

Ce matin, tous les collaborateurs ont reçu un mail de la part de la Communication interne avec le fameux code communauté, véritable clé d’accès pour entrer dans le challenge. Le code est lisible aussi sur les affiches mises en valeur dans tous les bâtiments. Finalement, un événement de lancement est organisé pour donner plus d’ampleur au challenge. Cette fois-ci, le Pionnier a choisi de distribuer des mugs à tous ses collaborateurs ! Une première photo est postée dans l’application ! Les joueurs arrivent ! Ils sont ravis et déterminés à passer à l’action ;)

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Mission accomplie, le lancement est une réussite ! 👏 À moi désormais d’animer le Challenge Environnemental dans la durée, afin de le faire vivre et surtout de faire passer à l’action chacun.e. Car c’est cela notre mission première et ce qui nous anime au quotidien chez Energic.

Apolline, animatrice du Challenge Environnemental Energic (Nakoum pour les intimes 🙃)

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